Bir ürünün barkodu, kodlanmış harfler ve sayılar içeren bir grafik görüntüdür. Muhasebeyi otomatikleştirmek için kullanılmaktadır. Altlarında bir dizi sayı bulunan farklı genişliklerde siyah şeritlerin bir kombinasyonu veya siyah beyaz modüllerle dolu dikdörtgen bir alan şeklinde olabilmektedir.
Barkodlama, ekonominin hemen hemen tüm alanlarında aktif olarak kullanılmaktadır. Örneğin; ticaret, sanayi, ulaşım, reklamcılık, malzemelerin ve ürünlerin muhasebesinin optimize edilmesi nedeni ile gerekli olmaktadır. Barkodların kullanımı yalnızca muhasebe için değil, aynı zamanda ticari rekabet açısından da gereklidir.
Ürün üzerindeki barkod neden gereklidir?
Barkodlar, herhangi bir muhasebe nesnesini tanımlamak için kullanılmaktadır. Ayrıca bir ürünün kullanıcı (üretici) tarafından belirlenen bir kategoriye ait olup olmadığını belirlemeye yardımcı olan bilgileri içermektedir.
Ürün üzerindeki barkod ne işe yaramaktadır?
Ürünlerin temel özelliklerinin öğrenilmesi için olanak sağlamaktadır. Böylece çeşitli işletmelerde onlarla çalışmayı daha kolay ve hızlı hale getirmektedir.
Neden bir barkoda ihtiyacınız vardır?
- Ticarette – satış sürecini basitleştirmek için;
- Depolarda – iş süreçlerini otomatikleştirmek için (kabul, sevkiyat, envanter ve diğerleri);
- Korumada – insanların bölgedeki hareketini hesaba katmak adına;
- Posta hizmetlerinde – öğeleri izlemek için;
- Kütüphanelerde – kitapların ve okuyucuların hareketini hesaba katmak için gereklidir.
Barkod ve türleri
Kodlamanın iki yolu vardır. Bunlar;
- Doğrusal – az miktarda bilgiyi (20-30 karaktere kadar) şifrelemenize olanak tanımaktadır. Bu kod türü yalnızca tek yönde (yatay olarak) okunabilmektedir. En ucuz ve basit tarayıcılar tarafından bile tanınabilmektedir.
- İki boyutlu – artan miktarda veriyi (2 KB’ye kadar) şifreleyebileceğiniz daha karmaşık bir yöntemdir. İki yön (yatay ve dikey) anlamına gelmektedir. Bu barkodları okumak için 2D tarayıcılar gereklidir.
Doğrusal barkod nedir?
Doğrusal (tek boyutlu veya 1D) bir barkod, farklı genişliklerdeki siyah şeritlerin ve aralarındaki boşlukların birleşiminden oluşan bir çizimdir. Çizgilerin altında bilgileri çoğaltan sayılar bulunmaktadır.
Barkod, belirli standartlara göre kodlanmış metin ve/veya sayısal veriler içermektedir. Kayıtları, çizgilerin “1” sembolü ve boşlukların – “0” ile gösterildiği ikili bir kodlama sistemi tarafından sağlanmaktadır.
Bu tip barkodun karakteristik özellikleri;
- Her türlü tarayıcı tarafından tanınan;
- Meta dolaşımını otomatikleştirmek için kullanılır;
- Etikette ve ambalajda geniş yer kaplar;
- Herhangi bir hasar varsa, okunması zor veya hiç okunama gibi sorun oluşturabilmektedir.
1D barkodlar nelerdir? (en yaygın türler)
EAN, neredeyse tüm perakende satış noktalarında kullanılan en popüler doğrusal barkod türüdür. Tipik olarak, kodlama 13 karakterdir. Ancak tam boyutlu bir kodu yerleştirmek için yeterli alanın olmadığı küçük paketler için EAN-8 kullanılabilmektedir.
Dikey çizgilerin altındaki sayılar, bir şerit kombinasyonunda şifrelenmiş verileri çoğaltmaktadır. Bu kodun hasar görmesi durumunda, muhasebe veritabanına sayısal bir kombinasyon eklenerek bilgi elde edilebilmesi sağlanabilmektedir.
ITF-14 – Genellikle toplu mal miktarlarının muhasebeleştirilmesi ve depolamasının düzenlenmesi için kullanılmaktadır. Aynı zamanda 14 sayısal karakter içermektedir. Kodun ayırt edici bir özelliği, yanlış okuma olasılığını azaltmak için gerekli olan çevre etrafındaki siyah bir şerittir.
ISBN – Kütüphanecilikte kullanılmaktadır. Aslında bir kitap pasaportudur. Böyle bir kod olmadan literatür satılabilmektedir. Bu yasaya aykırı değildir, ancak veritabanına kaydedilemeyeceği için kütüphaneye kabul edilmeyecektir.
2D boyutlu barkod nedir?
İki boyutlu (2D) barkod – aynı anda iki düzlemde okunan dikdörtgen veya kare şeklinde bir görüntülü Tip’tir. Bu şifreleme yöntemi, etiket veya ambalaj üzerinde yerden tasarruf sağlamaktadır. Aynı zamanda ürün hakkında büyük miktarda veri depolayabilmektedir. Örneğin birkaç sayfaya kadar metin içerebilmektedir. Ticarette, belge yönetimi, kimlik kartları, depo muhasebesi, mal etiketleme, mal taşımacılığı ve daha birçok alanda kullanılmaktadır.
Kodun karakteristik özellikleri;
- Bir dizi şekil ve modülden oluşmaktadır;
- Okuma için bir 2D tarayıcı gereklidir, geleneksel bir doğrusal tarayıcı bu görevle baş edememektedir;
- Ciddi hasar (çizikler, aşınmalar, renk değişikliği) olduğunda bile tanınabilmektedir.
2D barkodların çeşitleri nelerdir?
QR kodu belki de en popüler türdür. Ticaret, reklam, pazarlama, turizm, e-bilet hizmetleri ve daha birçok alanda aktif olarak kullanılmaktadır.
Herhangi bir QR kodu birkaç gerekli öğe içerebilmektedir. Tarayıcının resmin konumunu ve doğru bozulmayı belirleyebildiği 3 kare oluşturabilmektedir.
Veri Matrisi – zıt renk modüllerinden (genellikle siyah beyaz) bir görüntüyü temsil eden bir kod tipidir. Tarayıcının barkodun yönünü anlaması sayesinde her iki tarafta çizgilerle sınırlandırılmaktadır. Şifreleme algoritmaları, kayıp parçaları kurtarmayı mümkün kılmaktadır.
Zorunlu ürün etiketlemesi için kullanılmaktadır. Böyle bir kod 0,5 × 0,5 cm boyutlarında olabilmektedir. Bu da örneğin sigara veya ilaç paketleri gibi küçük paketlere yerleştirmeyi kolaylaştırmaktadır.
Barkodlar hangi bilgileri taşıyabilmektedir?
Türkiye‘de en yaygın kodlama EAN’dir (13 veya 8 karakter). İkinci seçenek, genişletilmiş türün paket veya ürün üzerine yerleştirilmesinin fiziksel olarak mümkün olmadığı durumlarda kullanılmaktadır.
Barkodlar şunları içermektedir;
İlk 1-3 karakter, kayıtlarında mal üreticisinin kayıtlı olduğu ulusal şirketin kodudur. Bunun üreticisi olduğu ülke hakkında bilgi olduğu söylenebilmektedir.
Her ülkenin bir veya birkaç benzersiz kod kombinasyonu bulunmaktadır. Örneğin Rusya için 460–469, ABD ve Kanada – 00–13, Çin – 690–693. Numaralar, Uluslararası Ticaret Numaralandırma Birliği (GS1) tarafından atanmaktadır.
İkincisi 4-5 basamak ise, üreticinin kayıt numarasıdır. Ürünün üretildiği ülkenin ulusal otoritesi tarafından verilmektedir.
Sonraki 3-5 karakter ise, ürün hakkında bilgi vermektedir. Ürünün satıcı şirketin veri tabanına girildiği numarayı içermektedir. Zaten içinde, barkoddaki seri numarası altında ürünün adı, boyutları, maliyeti ve diğer özellikleri kayıtlıdır.
Son hane, tarayıcının malların gerçekliğini kontrol etmesi için gereken kontrol numarasıdır.
“>” işaretini içeren alan – “serbest bölge” (tarayıcının barkodun sonunu belirlediği boş alandır.).
Barkodda kodlanmış bilgiler genellikle müşterilere yönelik değildir. Ancak Rusya’da Data Matrix kodlarıyla zorunlu etiketlemenin getirilmesiyle bu durum değişmiştir. Artık barkodun içeriği tüketicilere açıktır. Ürünün kalitesinin ise, bir kanıtı olabilmektedir.
Barkod hangi bilgileri taşımaktadır?
- Nesnenin adı, ürün;
- Üretici firma veya ithalatçı;
- Satıcı kodu;
- Renk;
- Ağırlık;
- Boyut;
- Son kullanma tarihi vb.
Barkodsuz malları tanımlamak çok zordur ve bazen imkansızdır. Çünkü görsel olarak tamamen aynı olabilirler. Ayrıca barkodlama, satış sürecini önemli ölçüde hızlandırmaktadır. Kasiyer her ürünü satarken parametrelerini manuel olarak girmek zorunda kalmamaktadır. Kasada büyük kuyruklar oluşmasının önüne geçilmektedir.
Barkod nasıl standart hale getirilmektedir?
Örneğin, nominal kod boyutları degiştirilebilmektedir. EAN için karakter genişliği ve yüksekliği 37,29 mm ve 25,93 mm, kontur yüksekliği ise 22,85 mm’ olmalıdır. Standart, kod öğelerini orantılı olarak %200’e kadar artırmanıza veya belirtilen nominal değerlerin %80’ine kadar azaltmanıza izin verilmektedir.
İki boyutlu barkodlardan bahsedecek olursak, Data Matrix, Uluslararası Organizasyon GS1’in dünya standardıdır. Çünkü test projelerinin sonuçlarına göre diğer 2D kodlar arasında en iyi sonucu göstermektedir. Tanımlama araçları ulusal standardının gerekliliklerine uygun olarak uygulanmalıdır. Önerilen minimum kod boyutu 24 × 24 karakterdir. 6.12-14.76 mm boyut bazı sürümlerde – 0.255-0.615 mm olarak kullanılabilmektedir. Veri Matrisinin çevresinde, genişliği bir sembolün 4 katı veya veri matrisi genişliğinin %17’si olması gereken bir serbest bölge bulunmaktadır. Kodun okunabilirliğinde bozulmaya yol açacağı için boş alanı azaltmak mümkün değildir. Ayrıca tanımlayıcıyı lamine etmek, film ve vernikle kaplamak da yasaktır.
Barkodlarla çalışmanın avantajları
Barkod sistemi kullanmanın bir şirket için bir takım avantajları vardır. Bunlar;
- Hataları en aza indirmek – Her ürünün kişisel bir tanımlama aracı olduğunda, yeniden derecelendirme veya diğer hataların olasılığı minimumdur.
- Muhasebenin basitleştirilmesi – barkodların taranmasıyla elde edilen tüm veriler, hem malın hem de muhasebenin bakımını otomatikleştiren tek bir veritabanına girilmektedir.
- İşgücü verimliliği ve üretkenliğinde artış – barkod kullanımı nedeniyle mal ve malzemelerin (envanter kalemlerinin) taşınması, yerleştirilmesi ve montajı ile ilgili tüm işlemler çok daha hızlı gerçekleştirilmektedir. Örneğin, bir barkod tarayıcı kullanarak bir bilgisayara bilgi girme klavyeden manuel girişten en az 100 kat daha hızlı olacaktır.
- İşgücü verimliliğindeki artış ve iş süreçlerinin optimizasyonu nedeniyle şirketin kârında bir artış olacaktır.
İşletmede muhasebeyi düzenlemek için barkod kullanmak oldukça basittir. Uygulama için sarf malzemeleri ve barkod tarayıcı içeren bir etiket yazıcısı satın almak yeterlidir. Emtia muhasebe sistemi yardımıyla her ürüne kişisel bir kod atanabilmektedir. Yazıcıda yazdırılabilir ve ambalaja veya nesnenin yüzeyine uygulanabilmektedir.
Bir ürünü satarken, kasiyer kodu okutularak işlem gerçekleştirilebilmektedir. Bilgi mağazanın veya deponun muhasebe veri tabanında bulunan bilgilerle karşılaştırılmaktadır. Ayrıca kasada maliyet otomatik olarak aktarılmaktadır.
Bir şirket zorunlu etiketlemeye tabi ürünler satıyorsa, prosedür biraz daha karmaşık olacaktır. Başlamak için, elektronik imza kullanarak birleşik izlenebilirlik sistemine kaydolmanız gerekmektedir. Mağazadaki ve depodaki (perakende için) malların kalıntılarını tanımlamanız ve üzerlerine Veri Matrisi kodları sipariş etmeniz gereklidir. Bu sistem ile ardından yazdırıp yapıştırmanız yeterli olacaktır.
Mal satarken, kasiyer barkodları taramakta ve alıcıya bir çek vermektedir. Çevrimiçi yazarkasadaki veriler otomatik olarak aktarılmaktadır. İşaretleme kodları ise, dolaşımdan kaldırılmaktadır.
Mobile barkod ve zorunlu işaretleme ile çalışma otomasyonu
Yasal gerekliliklere uygun olarak zorunlu etiketlemeye tabi mallarla çalışmak için yetkin bir yazılıma ihtiyacınız vardır. Bu tip yazılımlar şunları yapmanızı sağlamaktadır;
- Markalama kodunu çözerek ürünler hakkında bilgi almak;
- Kabul belgelerinde belirtilen verileri fiilen alınan mallarla (tek tek veya toplu olarak) kontrol etmek;
- Bilgileri aktarmak için sevkiyat için belgeler oluşturmak;
- Envanter almak, malları yazmak ve taşımak;
- İşaretleme kodlarını dolaşıma sokmak;
- Grup paketleri ile çalışmak ve kendinizinkini yaratmak;
- Kimlik kodlarını yazdırmak.
Herhangi bir envanter kontrol sistemi ile hızlı entegrasyonu, basit onay kutusu ayarı, sezgisel ara yüzü, çoğu modern barkod tarayıcı modeli ve veri toplama terminali (TSD) desteği nedeniyle uygun çalışma şekli sunmaktadır. Ayrıca önemli bir avantajı ise, değişen yasal gerekliliklere uygun olarak düzenli ücretsiz güncellenmesidir. Yeni ürün kategorileriyle işlem yapmak için başka bir yazılım satın almanıza veya yüklemenize gerek yoktur.
Yazılımın işlevselliği, daha yeni bir sürüme yükseltilerek ve ek modüller bağlanarak genişletilebilmektedir.
Barkod sistemi, mağazalarda, depolarda, üretimde, ofiste malların muhasebesini büyük ölçüde basitleştirmektedir. Ek olarak, herhangi bir nesneyi ve hatta insanları tanımlamak için aktif olarak kullanılmaktadır. Örneğin; sergilerde, sinemada, reklamlarda, tıbbi kurumlarda da kullanılabilmektedir.
Barkod kullanımı sadece şirketteki tüm süreçleri otomatikleştirmekle kalmamaktadır. Aynı zamanda işi optimize etmekte ve işgücü verimliliğini artırarak yeni bir gelir düzeyine ulaşılmasına yardımcı olmaktadır. Ana şey, işletmenin hedeflerini doğru bir şekilde tanımlamak ve uygun barkod türünü seçmektir.
